Trong hai năm đầu ở một vị trí mới, bạn sẽ được mời vào nhiều thứ: hội đồng, ban tổ chức, nhóm soạn thảo, dạy thay, phản biện, hướng dẫn thêm.
Mỗi lời mời đều hợp lý, và việc nhận đều có lý do tốt. Nhưng cộng lại, chúng là lý do phổ biến nhất khiến người mới không có kết quả chuyên môn trong giai đoạn mà kết quả chuyên môn quyết định nhiều nhất.
Vì sao người mới nhận quá nhiều
Bốn lý do, và không lý do nào là do thiếu hiểu biết:
Muốn được chấp nhận. Từ chối khi mới tới cảm giác như đang tự tách mình khỏi tập thể.
Không biết mức bình thường là bao nhiêu. Không có mốc để so, nên không biết mình đã nhận quá hay chưa.
Người mời là người có vị thế. Từ chối trưởng đơn vị khó hơn từ chối đồng nghiệp.
Mỗi việc riêng lẻ đều nhỏ. Không việc nào đủ lớn để từ chối, và tổng thì đủ lớn để hỏng.
Phân loại lời mời
Bốn nhóm, với ba cách trả lời khác nhau:
Nhóm một: bắt buộc. Việc thuộc nhiệm vụ, không có lựa chọn. Nhận và làm tốt.
Nhóm hai: có lợi rõ cho chuyên môn của mình. Phản biện cho một tạp chí tốt trong lĩnh vực, tham gia một dự án gần hướng của mình, ngồi hội đồng nơi mình học được. Nhận có chọn lọc.
Nhóm ba: có lợi cho quan hệ nhưng không cho chuyên môn. Đây là nhóm khó nhất, và nguyên tắc là: nhận một hai việc mỗi năm, chọn việc nào cho tiếp xúc với người đáng quen, từ chối phần còn lại.
Nhóm bốn: không có lợi ở mặt nào. Việc giấy tờ mà ai cũng làm được. Từ chối.
Cách phân loại nhanh khi nhận được lời mời: nếu việc này xong, tôi có gì mà trước đó không có? Một bài, một quan hệ, một kỹ năng, hay không gì cả.
Các cách từ chối
Sáu cách, tuỳ tình huống:
Nêu ưu tiên hiện tại. "Năm nay em cần tập trung dựng nhóm và hoàn thành mấy việc đã cam kết, nên em xin phép không nhận thêm." Ngắn, không xin lỗi dài, và không cần giải thích chi tiết.
Đề xuất người khác. "Em nghĩ anh X hợp với việc này hơn vì..." — vừa từ chối vừa giúp được người mời.
Nhận một phần. "Em không tham gia cả quá trình được, nhưng em đọc và góp ý cho bản dự thảo được." Cách này giữ quan hệ với chi phí thấp.
Hoãn có mốc. "Sang năm em nhận được." Chỉ dùng khi thật sự định nhận.
Hỏi để đổi. "Nếu em nhận việc này thì em xin giảm phần nào ạ?" Câu này hiệu quả với người quản lý trực tiếp, và nó đưa vấn đề khối lượng công việc về đúng chỗ.
Nêu con số. "Hiện em đang có ba việc kiêm nhiệm, tổng khoảng tám giờ mỗi tuần." Con số cụ thể khó bác hơn nhiều so với "em bận".
Từ chối người có vị thế
Đây là tình huống khó nhất. Ba cách:
Hỏi về thứ tự ưu tiên thay vì từ chối thẳng. "Em đang làm A và B theo phân công. Nếu nhận thêm việc này, thầy cô thấy em nên giảm cái nào?" Cách này chuyển quyết định về phía người mời, và thường họ tự rút lại.
Nhận nhưng làm rõ phạm vi. "Em nhận phần này, còn phần kia thì em không đủ thời gian."
Nếu không từ chối được — và điều này xảy ra — thì ít nhất ghi nhận nó: nêu trong báo cáo công việc, và nhắc tới khi bàn về phân công năm sau.
Khi nào nên nhận
Không phải từ chối mọi thứ. Bốn trường hợp nên nhận:
Việc cho bạn tiếp xúc với người quyết định về những thứ ảnh hưởng tới bạn.
Việc trong lĩnh vực bạn muốn có tiếng nói — nếu bạn quan tâm tới chương trình đào tạo, ngồi hội đồng chương trình là cách duy nhất để ảnh hưởng tới nó.
Việc cho bạn một kỹ năng cần cho bước sau — nếu định làm quản lý, kinh nghiệm điều hành là cần.
Việc nhỏ cho người đã giúp mình. Quan hệ hai chiều.
Thoát khỏi việc đã nhận
Ba tình huống:
Việc hoá ra nặng hơn nhiều so với mô tả. Nêu ngay, kèm con số: "Việc này hoá ra mất khoảng sáu giờ mỗi tuần thay vì một. Em cần bàn lại phạm vi."
Việc kéo dài vô thời hạn. Đặt mốc: "Em làm hết năm nay, sau đó cần chuyển giao." Nói trước một học kỳ.
Đã nhận quá nhiều và đang quá tải. Chọn một việc để rút, rút một cách đàng hoàng — báo sớm, bàn giao đầy đủ. Rút một việc còn hơn làm kém cả năm việc.
Một mốc để tự kiểm
Mỗi học kỳ, cộng số giờ thật dành cho việc ngoài ba nhiệm vụ chính — giảng dạy, nghiên cứu, hướng dẫn.
Nếu con số đó vượt quá khoảng một phần năm thời gian làm việc trong giai đoạn đầu sự nghiệp, thì đó là dấu hiệu cần điều chỉnh — không phải bằng cách làm nhanh hơn mà bằng cách nhận ít đi.
Và một điều đáng biết: người từ chối có chọn lọc và làm tốt những gì đã nhận được đánh giá cao hơn người nhận mọi thứ rồi làm qua loa. Uy tín đến từ việc giữ đúng cam kết, không từ số lượng cam kết.
Vì sao người mới nhận quá nhiều việc?
Muốn được chấp nhận, không biết mức bình thường là bao nhiêu, người mời có vị thế, và mỗi việc riêng lẻ đều nhỏ trong khi tổng thì đủ lớn để hỏng.
Cách phân loại nhanh một lời mời?
Tự hỏi nếu việc này xong thì mình có gì mà trước đó không có — một bài, một quan hệ, một kỹ năng, hay không gì cả.
Từ chối người có vị thế thế nào?
Hỏi về thứ tự ưu tiên thay vì từ chối thẳng: nếu nhận thêm việc này thì nên giảm cái nào — cách này chuyển quyết định về phía người mời.
Khi nào nên nhận việc phục vụ?
Khi nó cho tiếp xúc với người quyết định, khi nó ở lĩnh vực bạn muốn có tiếng nói, khi nó cho kỹ năng cần cho bước sau, hoặc khi đó là việc nhỏ cho người đã giúp mình.
