Một thành viên nhóm thông báo sẽ rời đi — hết hợp đồng, bảo vệ xong, hoặc nhận việc khác.
Phần lớn nhóm xử lý việc này bằng một cuộc gặp bàn giao vào tuần cuối. Và phần lớn phát hiện những gì thật sự mất trong vài tháng sau đó.
Những gì thường mất
Năm thứ, và ba thứ sau không nằm trong bất kỳ tài liệu nào:
Dữ liệu và mã. Thường có ở đâu đó, nhưng không ai biết phiên bản nào là bản cuối và các tệp có nghĩa gì.
Các bản thảo đang viết.
Cách vận hành một thiết bị hoặc một quy trình — các chi tiết mà người làm hằng ngày biết và không ai viết ra: thiết bị này hay lỗi ở đâu, phải làm gì khi kết quả bất thường.
Quan hệ với bên ngoài — người liên hệ ở đơn vị phối hợp, ở nơi cung cấp mẫu, ở địa bàn.
Lý do đằng sau các quyết định cũ. Vì sao nhóm chọn cách tiếp cận này chứ không cách kia. Không có thông tin đó, người sau sẽ lặp lại các thử nghiệm đã thất bại.
Bắt đầu bàn giao sớm
Nguyên tắc: bắt đầu khi còn hai tới ba tháng, không phải tuần cuối.
Lý do thực tế: tuần cuối người rời đi bận với việc của chính họ — thủ tục, tìm việc, chuyển nhà — và chất lượng bàn giao phản ánh điều đó.
Bốn việc trong giai đoạn này:
Lập danh sách những gì họ đang giữ — dự án, dữ liệu, thiết bị, quan hệ, bản thảo. Chính họ lập, vì không ai khác biết đủ.
Quyết định mỗi thứ chuyển cho ai hoặc dừng lại.
Dành thời gian làm việc cùng người tiếp nhận — không phải một buổi họp mà vài buổi làm việc chung thật.
Viết tài liệu cho các quy trình chỉ họ biết.
Dữ liệu và mã
Bốn việc cụ thể:
Chuyển về nơi lưu chung của nhóm, không để trên máy cá nhân hoặc tài khoản cá nhân.
Kèm tài liệu mô tả — mỗi thư mục là gì, mỗi tệp chứa gì, biến nào nghĩa là gì, phiên bản nào là bản cuối.
Kiểm bằng cách cho người khác chạy lại. Đây là phép kiểm duy nhất đáng tin: nếu người tiếp nhận chạy lại được phân tích và ra cùng kết quả, thì bàn giao đã thành công. Nếu không, thì còn thiếu gì đó — và lúc này còn hỏi được.
Chuyển quyền truy cập các tài khoản dùng cho công việc — kho dữ liệu, dịch vụ, hệ thống của bên thứ ba.
Bản thảo đang dở
Đây là chỗ dễ mất nhất và cần thoả thuận rõ:
Ai hoàn thành từng bản thảo, kèm mốc thời gian.
Quyền đứng tên — xác nhận lại bây giờ. Người rời đi vẫn là tác giả của phần họ đã làm, và điều này không đổi theo việc họ còn ở nhóm hay không.
Cách liên lạc sau khi rời đi — địa chỉ thư cá nhân, vì địa chỉ cơ quan sẽ ngừng.
Mốc sau đó nhóm được tiếp tục mà không cần họ. Nếu sau một năm bản thảo vẫn chưa xong và người phụ trách không phản hồi, nhóm cần biết mình được làm gì.
Điểm cuối tránh được tình huống phổ biến: một bản thảo gần xong nằm im nhiều năm vì người giữ nó đã chuyển ngành và không còn quan tâm.
Với nghiên cứu sinh vừa bảo vệ
Ba điều thêm:
Các bài chưa viết từ luận án. Phần lớn luận án còn chứa một hai bài chưa được viết. Thoả thuận rõ: họ viết, hay nhóm viết và họ là đồng tác giả, hay để lại cho người sau.
Dữ liệu của luận án — nhóm được dùng cho nghiên cứu tiếp không, và trong điều kiện nào.
Giữ liên lạc. Người bảo vệ xong là một liên hệ có giá trị ở nơi họ tới, và quan hệ này mất đi nếu không ai giữ.
Giảm phụ thuộc vào một người
Đây là phần phòng ngừa, và nó làm được liên tục chứ không đợi tới lúc có người rời:
Không để một người là người duy nhất biết một quy trình quan trọng. Luân phiên, hoặc có ít nhất hai người biết mỗi thứ thiết yếu.
Tài liệu hoá khi làm, không tài liệu hoá khi bàn giao. Một quy trình được viết ra lúc đang dùng thì chính xác; viết lại từ trí nhớ ở tuần cuối thì thiếu.
Dữ liệu và mã ở nơi chung ngay từ đầu, không ở máy cá nhân.
Quan hệ bên ngoài có ít nhất hai người biết. Khi liên hệ với một đơn vị, cho thêm một người trong nhóm vào thư.
Bốn việc này không tốn gì khi làm thường xuyên, và chúng biến việc một người rời đi từ một sự cố thành một thay đổi bình thường.
Nếu người rời đi trong hoàn cảnh không thuận
Có những trường hợp người rời đi vì mâu thuẫn, hoặc rời đột ngột. Ba việc:
Vẫn đảm bảo quyền của họ — quyền tác giả trên công trình đã làm, quyền được nhắc tên. Điều này không phụ thuộc vào hoàn cảnh ra đi.
Xử lý phần bàn giao qua một người trung gian nếu cần, thay vì để hai bên đang căng thẳng làm việc trực tiếp.
Đảm bảo quyền truy cập hệ thống được xử lý đúng quy định — không phải như một biện pháp trừng phạt mà như một thủ tục bình thường khi hết hợp đồng.
Một việc nên làm sau mỗi lần
Sau khi một người rời đi khoảng ba tháng, hỏi nhóm: có gì chúng ta phát hiện là thiếu không?
Câu trả lời là danh sách những gì cần bổ sung vào quy trình bàn giao lần sau — và qua vài lần, nó thành một quy trình thật sự phản ánh những gì nhóm này cần, thay vì một khuôn chung.
Những gì thường mất khi một người rời nhóm?
Cách vận hành thiết bị và quy trình, quan hệ với bên ngoài, và lý do đằng sau các quyết định cũ — ba thứ không nằm trong tài liệu nào.
Nên bắt đầu bàn giao khi nào?
Khi còn hai tới ba tháng — tuần cuối người rời đi bận với việc của chính họ và chất lượng bàn giao phản ánh điều đó.
Phép kiểm đáng tin cho bàn giao dữ liệu là gì?
Cho người tiếp nhận chạy lại phân tích — nếu ra cùng kết quả thì bàn giao đã thành công, nếu không thì còn thiếu gì đó và lúc này còn hỏi được.
Làm sao giảm phụ thuộc vào một người?
Không để một người là người duy nhất biết một quy trình, tài liệu hoá khi làm chứ không khi bàn giao, và để dữ liệu ở nơi chung ngay từ đầu.
