Người dẫn nhóm nghiên cứu dành nhiều thời gian cho việc xin tài trợ, viết bài, và họp. Quyết định tốn thời gian nhất về sau lại là quyết định thường làm nhanh nhất: nhận ai vào nhóm.
Trong một nhóm năm người, một người không phù hợp không chỉ làm ít việc hơn — họ chiếm phần lớn thời gian hướng dẫn của bạn, và ảnh hưởng tới cách cả nhóm làm việc.
Ba thứ đáng đánh giá hơn thành tích
Điểm và số bài cho biết người đó đã làm được gì trong một môi trường có cấu trúc. Nghiên cứu ở bậc cao thì ít cấu trúc hơn nhiều, nên chúng dự báo kém.
Cách xử lý khi bị mắc. Đây là dấu hiệu dự báo tốt nhất, vì việc bị mắc chiếm phần lớn thời gian làm nghiên cứu. Hỏi về một lần họ mắc thật: họ thử gì, nhờ ai, và bao lâu mới nhờ.
Câu trả lời cho thấy hai thứ đối lập nhau và cả hai đều là vấn đề: người không bao giờ nhờ ai sẽ mắc một tháng cho việc bạn giải trong năm phút; người nhờ ngay lập tức sẽ không tự phát triển được.
Khả năng viết. Nghiên cứu được tính khi viết ra. Yêu cầu một bản viết của họ — khoá luận, một chương, một bản đề xuất — và đọc thật. Đây là bước hay bị bỏ và nó rẻ.
Họ muốn gì sau ba năm nữa. Không phải để kiểm họ có muốn ở lại học thuật, mà để biết bạn có giúp được họ tới đó hay không. Nếu mục tiêu của họ và việc nhóm làm lệch hoàn toàn, cả hai bên đều mất thời gian.
Phỏng vấn: đổi bốn câu
Các câu hỏi hay dùng — vì sao em muốn vào nhóm, điểm mạnh điểm yếu, kế hoạch năm năm — đều có câu trả lời đã chuẩn bị và không phân biệt được ứng viên.
Bốn câu có ích hơn:
"Hãy giải thích việc em làm trong luận văn cho tôi, như thể tôi ở ngành khác." Đo khả năng diễn đạt, và đo xem họ thật sự hiểu việc mình làm hay chỉ làm theo hướng dẫn.
"Trong việc đó, phần nào không chạy?" Người trả lời được cụ thể là người đã tự nghĩ; người nói mọi thứ đều suôn sẻ thì hoặc chưa làm đủ sâu, hoặc không nhận ra vấn đề.
"Em đọc bài này của nhóm chưa, và em thấy chỗ nào có thể làm tiếp?" Gửi trước một bài, hỏi trong buổi gặp. Đây là câu phân loại rõ nhất.
"Em cần gì từ người hướng dẫn?" Câu này cho bạn biết trước liệu cách bạn hướng dẫn có khớp không — người cần gặp hằng tuần và người thích tự làm hai tháng mới báo cáo là hai nhu cầu khác nhau, và không có nhu cầu nào sai.
Cho ứng viên nói với thành viên nhóm, không có bạn
Đây là việc ít người làm và nó có giá trị hai chiều.
Ứng viên hỏi được điều họ không hỏi bạn: nhóm thật sự làm việc thế nào, có phải làm cuối tuần không, người dẫn nhóm có mặt không.
Và thành viên nhóm nhận ra những thứ bạn không thấy trong một buổi gặp trang trọng.
Nếu một ứng viên trở nên khác hẳn khi bạn không có mặt, đó là thông tin đáng biết trước khi nhận.
Thử trước khi nhận
Với vị trí dài hạn, một giai đoạn làm việc ngắn — một dự án nhỏ vài tuần, một phần phân tích trên dữ liệu đã có — cho nhiều thông tin hơn mọi buổi phỏng vấn.
Hai điều kiện để việc này công bằng: trả công cho công việc thật, và nói rõ đây là giai đoạn thử với kết quả có thể là không tiếp tục.
Việc dùng "thử việc" không trả công cho các nhiệm vụ thật là điều không nên làm, bất kể thông lệ ở đâu.
Nói rõ kỳ vọng trước khi nhận
Phần lớn xung đột trong nhóm nghiên cứu không đến từ năng lực mà từ kỳ vọng không được nói ra.
Bốn điều nên nói ngay từ đầu, bằng văn bản nếu được: nhịp gặp và báo cáo; quy tắc về quyền đứng tên trong nhóm; kỳ vọng về thời gian làm việc và việc có mặt; và cái gì được coi là tiến độ đủ ở mốc sáu tháng, một năm.
Nói trước thì đây là thông tin; nói sau khi có vấn đề thì thành lời phê bình.
Khi đã tuyển sai
Chuyện này sẽ xảy ra, và cách xử lý tệ nhất là để nguyên rồi giảm dần sự chú ý tới người đó.
Việc nên làm, theo thứ tự: nói rõ và cụ thể vấn đề là gì, kèm ví dụ; thống nhất một mốc và một tiêu chí kiểm lại được; và nếu tới mốc vẫn không đổi thì bàn thẳng về các hướng khác — chuyển sang nhóm khác, đổi đề tài, hoặc dừng.
Với nghiên cứu sinh, quyết định này ảnh hưởng lớn tới đời họ, nên nó cần được làm cẩn thận và cần có người khác trong khoa tham gia. Nhưng để một người đi tiếp bốn năm trong hướng không phù hợp rồi không bảo vệ được là kết quả tệ hơn cho chính họ.
Dấu hiệu nào dự báo tốt nhất khi tuyển?
Cách ứng viên xử lý khi bị mắc — họ thử gì, nhờ ai, và bao lâu mới nhờ; việc bị mắc chiếm phần lớn thời gian làm nghiên cứu.
Câu hỏi phỏng vấn nào phân loại rõ nhất?
Gửi trước một bài của nhóm rồi hỏi họ thấy chỗ nào có thể làm tiếp.
Có nên cho thử việc trước khi nhận?
Có, nếu trả công cho công việc thật và nói rõ đây là giai đoạn thử với kết quả có thể là không tiếp tục.
Khi đã tuyển sai thì làm gì?
Nói rõ và cụ thể vấn đề kèm ví dụ, thống nhất một mốc và tiêu chí kiểm lại được, rồi bàn thẳng về các hướng khác nếu không đổi.
