Ở nhiều nhóm nghiên cứu, buổi họp nhóm diễn ra đều đặn và không ai thấy nó có ích. Mỗi người lần lượt kể mình đã làm gì, người dẫn nhóm hỏi vài câu, rồi tan.
Vấn đề không phải họp nhiều hay ít mà là buổi họp đang nhắm làm việc gì.
Hai loại họp, hai chức năng
Gặp riêng từng người, ngắn và đều đặn. Chức năng: theo tiến độ, xử lý vướng mắc, và điều chỉnh kế hoạch. Đây là nơi vấn đề được nêu khi còn nhỏ.
Họp nhóm. Chức năng khác hẳn: để một người trình bày sâu và nhận góp ý từ nhiều góc, và để cả nhóm biết đang xảy ra gì trong các nhánh khác.
Lỗi phổ biến nhất là dùng buổi họp nhóm cho chức năng của buổi gặp riêng — mỗi người tường thuật tiến độ trước cả nhóm. Việc đó tốn thời gian của tất cả để giải quyết việc của từng người.
Cách sửa: chuyển phần tường thuật sang văn bản — mỗi người gửi ba dòng trước buổi họp — và dành toàn bộ thời lượng họp cho một nội dung được trình bày sâu.
Khuôn cho một buổi họp nhóm
Một giờ, ba phần:
Năm phút: người dẫn nhóm nêu các thông tin chung — mốc sắp tới, việc hành chính, ai đi vắng.
Bốn mươi phút: một người trình bày. Có thể là kết quả, có thể là một bản thảo đang viết, có thể là một vấn đề đang tắc — loại thứ ba thường có giá trị nhất và ít được dùng nhất.
Mười lăm phút: thảo luận và chốt các việc phát sinh.
Lịch trình bày nên được xếp trước cho cả kỳ, để người đến lượt có thời gian chuẩn bị. Xếp theo tuần thì người ta chuẩn bị vội.
Trình bày một vấn đề đang tắc
Đây là hình thức đáng khuyến khích và nó cần được nói rõ là chấp nhận được, vì mặc định mọi người chỉ muốn trình bày khi đã có kết quả.
Khuôn dùng được: tôi đang cố làm gì, tôi đã thử gì, kết quả ra sao, và tôi nghĩ vấn đề nằm ở đâu.
Buổi họp kiểu này thường giải quyết được vấn đề ngay — vì một người ngoài nhánh đó hay thấy điều người trong nhánh không thấy.
Và nó có tác dụng thứ hai: nó cho các thành viên trẻ thấy rằng bị tắc là chuyện bình thường, kể cả với người có kinh nghiệm.
Góp ý: quy ước cần đặt trước
Phản biện trong nhóm là giá trị chính của buổi họp, và nó dễ trở thành thứ làm người trình bày tránh trình bày.
Ba quy ước nên nói rõ:
Góp ý vào công việc, không vào người. "Phần này chưa thuyết phục vì..." khác với "em chưa hiểu vấn đề".
Nêu cả chỗ làm tốt, cụ thể. Người trình bày cần biết giữ lại cái gì.
Người dẫn nhóm nói sau, không nói trước. Nếu người dẫn nhóm nêu nhận xét đầu tiên, phần lớn người khác sẽ nói theo hướng đó và buổi họp mất đúng cái nó cần — nhiều góc nhìn.
Quy ước thứ ba là quy ước rẻ nhất và có tác dụng lớn nhất.
Khi không ai nói gì
Tình huống thường gặp, đặc biệt trong nhóm có nhiều người mới hoặc có khoảng cách thứ bậc.
Bốn cách có tác dụng:
Mời cụ thể từng người, theo tên: "phần phương pháp này, em thấy thế nào?"
Phân vai trước buổi họp: một người được giao nhiệm vụ đọc bản thảo trước và nêu hai câu hỏi.
Cho hai phút để mọi người viết ra một câu hỏi trước khi thảo luận. Cách này hiệu quả rõ với người ngại nói.
Và người dẫn nhóm tự nêu chỗ mình không chắc trong công việc của chính mình, ở một buổi nào đó. Việc đó đổi không khí nhóm nhiều hơn mọi lời khuyến khích.
Nhịp họp
Với nhóm đang hoạt động, hằng tuần hoặc hai tuần một lần là hợp lý, tuỳ quy mô. Nhóm lớn thì hằng tuần khiến mỗi người chỉ trình bày một lần mỗi vài tháng — khi đó tách thành các nhóm nhỏ theo nhánh có ích hơn.
Đừng bỏ buổi họp khi không có gì mới. Buổi họp không có nội dung mới vẫn có chức năng: nó là lúc nhóm gặp nhau, và với người làm việc chủ yếu một mình thì đó là phần quan trọng.
Và giữ đúng giờ kết thúc. Buổi họp thường xuyên vượt giờ làm người ta đến muộn ở các buổi sau.
Với người mới vào nhóm
Ba việc nên làm trong tháng đầu của họ:
Cho họ trình bày nền tảng và hướng quan tâm của mình — để cả nhóm biết họ làm gì và để họ quen với việc trình bày ở đây.
Ghép họ với một thành viên khoá trên làm người để hỏi các câu nhỏ hằng ngày.
Nói rõ quy ước góp ý của nhóm, thay vì để họ tự suy từ việc quan sát.
Người mới không được nói rõ ba điều này thường im lặng trong sáu tháng đầu, và đó là sáu tháng mất của cả họ và của nhóm.
Lỗi phổ biến nhất trong họp nhóm nghiên cứu là gì?
Dùng buổi họp nhóm để từng người tường thuật tiến độ — việc đó thuộc buổi gặp riêng. Nên chuyển phần tường thuật sang văn bản và dành thời lượng họp cho một nội dung trình bày sâu.
Có nên trình bày một vấn đề đang tắc không?
Rất nên, và cần nói rõ là chấp nhận được. Người ngoài nhánh thường thấy điều người trong nhánh không thấy, và nó cho thành viên trẻ thấy bị tắc là bình thường.
Người dẫn nhóm nên nói trước hay sau?
Sau. Nếu nói nhận xét đầu tiên thì phần lớn người khác sẽ nói theo hướng đó, và buổi họp mất đúng cái nó cần là nhiều góc nhìn.
Khi không ai góp ý thì làm gì?
Mời cụ thể theo tên, phân vai đọc trước, cho hai phút viết ra một câu hỏi, và chính người dẫn nhóm nêu chỗ mình không chắc.
