Mẫu biểu, tiêu chí chấm và quy định về ngân sách khác nhau theo từng chương trình tài trợ và thay đổi theo đợt — bám theo hướng dẫn của chương trình bạn nộp; bài này bàn về cách viết cho thuyết phục.
Một nhóm có ý tưởng tốt, có người làm, có thiết bị. Thuyết minh nộp lên và bị loại, với nhận xét chung chung.
Phần lớn các trường hợp như vậy không phải do ý tưởng kém. Là do bản thuyết minh được viết như một bài báo tương lai, trong khi người đọc nó có một nhiệm vụ khác hẳn.
Người đọc thuyết minh thật sự tìm gì
Họ thường đọc hàng chục bản trong thời gian ngắn, và họ được yêu cầu chấm theo tiêu chí. Bốn câu hỏi họ phải trả lời:
Vấn đề này có đáng giải không — và đáng với ai.
Cách tiếp cận này có giải được không — hay chỉ là một danh sách việc sẽ làm.
Nhóm này có làm được không — bằng chứng nào cho thấy vậy.
Ngân sách này có hợp lý không.
Một bản thuyết minh tốt trả lời cả bốn câu, rõ ràng, ở chỗ dễ tìm. Phần lớn bản bị loại trả lời rất kỹ câu đầu và gần như bỏ qua ba câu sau.
Hai trang đầu quyết định phần lớn
Với người đọc nhiều bản, ấn tượng hình thành sớm và phần còn lại được đọc qua lăng kính đó.
Hai trang đầu nên có, theo thứ tự:
Vấn đề, trong ba câu. Viết cho người cùng ngành rộng, không cho người cùng chuyên ngành hẹp — hội đồng thường có thành phần rộng hơn bạn nghĩ.
Vì sao chưa giải được — điều gì đang cản, và vì sao các cách hiện có chưa đủ.
Ý tưởng của bạn, cụ thể. Không phải "chúng tôi sẽ nghiên cứu" mà là cách tiếp cận nào, dựa trên cơ sở nào.
Vì sao là nhóm này. Một hai câu về năng lực và kết quả đã có gắn trực tiếp với đề xuất.
Kết quả dự kiến — cụ thể, kiểm chứng được.
Trình bày tính khả thi
Đây là phần yếu nhất ở phần lớn thuyết minh, và là phần dễ cải thiện nhất.
Bốn thứ làm cho một đề xuất trông khả thi:
Dữ liệu sơ bộ. Một kết quả nhỏ cho thấy cách tiếp cận chạy được có sức thuyết phục hơn nhiều trang lập luận. Đây là lý do nên dành một phần nguồn lực hiện có cho việc tạo dữ liệu sơ bộ trước khi viết.
Kế hoạch có mốc. Chia thành các giai đoạn với kết quả cụ thể ở mỗi mốc, không phải một danh sách nội dung dàn đều.
Phương án dự phòng. Nêu rủi ro chính và nói sẽ làm gì nếu nó xảy ra. Nhiều người tránh nêu rủi ro vì sợ bị đánh giá thấp; thực tế ngược lại — nó cho thấy người viết đã nghĩ tới nơi.
Vai trò từng người. Ai làm phần nào, với bao nhiêu thời gian. Một danh sách thành viên không kèm phân công đọc như một danh sách để làm đẹp hồ sơ.
Ngân sách
Ba nguyên tắc:
Mỗi khoản phải nối được với một việc trong kế hoạch. Người đọc đối chiếu hai phần này, và một khoản không tương ứng với việc nào là điểm trừ ngay.
Không kê thấp để dễ được duyệt. Ngân sách thiếu làm đề tài chạy không nổi, và phần chênh cuối cùng rơi vào chính nhóm. Kê đúng và giải thích được là cách bền hơn.
Giải thích các khoản lớn. Một dòng thiết bị lớn không có giải thích là câu hỏi mà người đọc sẽ tự trả lời — thường theo hướng bất lợi.
Bốn lỗi lặp lại
Viết như một bài tổng quan. Nhiều bản dành quá nửa số trang cho phần tổng quan tài liệu và để phần phương pháp lại rất mỏng. Tỷ lệ nên ngược lại.
Đề xuất quá rộng so với nguồn lực. Một đề xuất hứa năm kết quả lớn trong hai năm đọc như một đề xuất chưa lập kế hoạch thật.
Không bám tiêu chí chấm. Nếu hướng dẫn nêu các tiêu chí, hãy viết sao cho người chấm tìm thấy câu trả lời cho từng tiêu chí ở đúng chỗ — kể cả dùng tiêu đề tương ứng.
Nộp bản chưa có ai ngoài nhóm đọc. Người trong nhóm đã biết bối cảnh nên không phát hiện được chỗ khó hiểu.
Khi bị từ chối
Ba việc, theo thứ tự:
Đọc nhận xét sau vài ngày, không đọc ngay. Phản ứng đầu tiên gần như luôn là phòng thủ, và nó làm bỏ sót thông tin có ích.
Tách nhận xét thành ba loại — hiểu nhầm do mình viết chưa rõ; điểm yếu thật sự cần khắc phục; và khác biệt quan điểm không thay đổi được. Loại đầu là loại sửa được nhanh nhất và cũng phổ biến nhất.
Quyết định nộp lại ở đâu. Cùng chương trình vào đợt sau, hay một chương trình phù hợp hơn. Nếu nộp lại cùng nơi, nêu rõ trong bản mới những gì đã sửa theo góp ý — nhiều chương trình có chỗ cho phần này và nó được đọc.
Và một điều đáng nói với nhóm: tỷ lệ được duyệt ở phần lớn chương trình thấp, nên bị từ chối là tình huống bình thường chứ không phải dấu hiệu về chất lượng nhóm. Người viết được đề tài là người nộp nhiều lần.
Người đọc thuyết minh tìm gì?
Vấn đề có đáng giải không, cách tiếp cận có giải được không, nhóm có làm được không, và ngân sách có hợp lý không.
Điều gì làm một đề xuất trông khả thi?
Dữ liệu sơ bộ, kế hoạch có mốc với kết quả cụ thể, phương án dự phòng cho rủi ro chính, và phân công vai trò từng người.
Có nên nêu rủi ro trong thuyết minh không?
Nên — nó cho thấy người viết đã nghĩ tới nơi, ngược với lo ngại rằng nêu rủi ro sẽ bị đánh giá thấp.
Nên làm gì khi bị từ chối?
Đọc nhận xét sau vài ngày, tách thành ba loại — hiểu nhầm do viết chưa rõ, điểm yếu thật, khác biệt quan điểm — rồi quyết định nộp lại ở đâu.
