Nhận vị trí ở một cơ sở mới: một trăm ngày đầu

Bạn đã đàm phán xong, đã ký, và đã đến. Phần lớn lời khuyên về chuyển cơ sở dừng lại ở đây.

Nhưng ba tháng đầu mới là giai đoạn định hình phần lớn những gì xảy ra sau đó — ấn tượng của đồng nghiệp, việc bạn được giao, và mức độ bạn có tiếng nói khi cần.

Tháng đầu: hiểu trước khi làm

Cám dỗ lớn nhất của người mới đến là chứng minh giá trị ngay. Nó thường phản tác dụng.

Bốn việc cho tháng đầu:

Gặp riêng từng người trong đơn vị. Ba mươi phút mỗi người, hỏi hai câu: anh chị đang làm gì, và có gì tôi nên biết về nơi này? Đây là việc có giá trị cao nhất trong cả một trăm ngày, và nó chỉ làm được trong giai đoạn đầu — sau ba tháng, đề nghị gặp riêng trở nên lạ.

Gặp cả những người không cùng chuyên môn — giáo vụ, kỹ thuật viên, thư viện, hành chính. Họ biết cách mọi thứ thật sự vận hành, và họ là người bạn sẽ cần thường xuyên.

Đọc các văn bản của đơn vị — quy chế, kế hoạch chiến lược, biên bản một hai cuộc họp gần nhất. Chúng cho biết đơn vị đang quan tâm gì và có vấn đề gì.

Dự các cuộc họp và chủ yếu nghe.

Đọc cấu trúc quyền lực thật

Sơ đồ tổ chức cho biết ai có chức vụ gì. Nó không cho biết ai thực sự có ảnh hưởng.

Bốn thứ cần quan sát trong vài tháng đầu:

Ai được hỏi ý kiến trước khi một quyết định được đưa ra. Người này thường không phải người có chức vụ cao nhất.

Quyết định thật sự xảy ra ở đâu — trong cuộc họp, hay trước cuộc họp? Ở nhiều nơi, cuộc họp chỉ để ghi nhận những gì đã được thống nhất trước.

Ai kiểm soát các nguồn lực cụ thể — phòng, thiết bị, lịch, ngân sách nhỏ. Quyền này ít khi nằm ở nơi sơ đồ chỉ ra.

Có những nhóm nào và quan hệ giữa họ ra sao. Phần này cần thời gian và cần thận trọng: người mới đến không nên chọn phe, vì bạn chưa đủ thông tin và vì việc chọn phe sớm đóng lại nhiều cánh cửa.

Xây quan hệ trước khi cần

Đây là nguyên tắc có ích nhất cho người mới.

Khi bạn cần một chữ ký gấp, cần mượn thiết bị, cần một người ngồi hội đồng — lúc đó xây quan hệ là quá muộn. Ba việc làm sớm:

Giúp một việc nhỏ khi được nhờ, trong giới hạn thời gian của mình.

Nhận một việc chung không ai muốn làm — tổ chức seminar, phụ trách một khâu nhỏ. Nó mua được thiện chí với chi phí thấp, và nó cho bạn lý do gặp nhiều người.

Mời một hai đồng nghiệp ăn trưa, không có mục đích cụ thể nào.

Bốn sai lầm của người mới đến

So sánh với nơi cũ. "Ở chỗ cũ chúng tôi làm thế này" là câu gây phản ứng nhanh nhất, kể cả khi nội dung đúng. Cùng một ý, diễn đạt thành câu hỏi — "ở đây việc này được xử lý thế nào?" — thì được đón nhận hoàn toàn khác.

Đề xuất thay đổi lớn trong ba tháng đầu. Hệ thống hiện tại có lịch sử mà bạn chưa biết. Chờ tới khi hiểu được vì sao nó như vậy.

Nhận quá nhiều việc. Người mới hay được mời vào nhiều thứ, và từ chối thì thấy ngại. Nhưng một năm đầu kín việc phục vụ là một năm đầu không có kết quả chuyên môn nào.

Cách từ chối được: "Năm nay tôi cần tập trung dựng nhóm và hoàn thành mấy việc đã cam kết. Sang năm tôi sẵn sàng nhận."

Chỉ giao tiếp trong nhóm chuyên môn hẹp. Các cơ hội — đề tài liên ngành, vị trí trong hội đồng, thông tin sớm về nguồn lực — thường tới từ bên ngoài nhóm gần nhất.

Những việc chuyên môn cần bắt đầu sớm

Song song với việc hội nhập, ba việc không nên chờ:

Hoàn thành các việc dở từ nơi cũ. Nhóm bài này giữ hồ sơ không trống trong lúc kết quả ở nơi mới chưa có.

Nộp một đề tài trong năm đầu, kể cả đề tài nhỏ. Nó khởi động chu trình và cho bạn hiểu quy trình nội bộ khi mức rủi ro còn thấp.

Làm rõ các điều kiện đã hứa. Nếu khi đàm phán có cam kết về phòng, thiết bị, kinh phí khởi động, hay giảm giờ — xác nhận lại bằng văn bản trong tháng đầu. Người hứa có thể chuyển vị trí, và một cam kết miệng không có ai nhớ sau một năm.

Mốc một trăm ngày

Ngồi lại và trả lời bốn câu:

Tôi đã gặp riêng được bao nhiêu người trong đơn vị?

Tôi có biết hỏi ai cho từng loại việc chưa?

Các điều kiện đã hứa với tôi đã được thực hiện chưa — và nếu chưa thì ai đang giữ việc đó?

Tôi đã bắt đầu được việc chuyên môn nào của riêng mình ở đây chưa?

Câu thứ ba là câu hay bị bỏ nhất, và nó là câu có hậu quả dài nhất. Một cam kết chưa thực hiện sau ba tháng thì nên hỏi ngay — sau một năm, nó gần như không đòi lại được.