Mỗi lần cần nộp hồ sơ — xét chức danh, xin đề tài, ứng tuyển, làm báo cáo cuối năm — người ta lại dành nhiều ngày để tìm lại: quyết định giao đề tài năm nào, giấy mời phản biện đó lưu ở đâu, bài đó đăng số mấy.
Phần lớn thời gian đó không phải làm hồ sơ mà là tìm lại thông tin của chính mình.
Nguyên tắc: lưu ngay khi xảy ra
Việc lưu tốn năm phút tại thời điểm sự việc diễn ra, và tốn nhiều giờ khi làm lại sau ba năm — đôi khi không làm được vì người ký đã chuyển việc hoặc hệ thống đã đổi.
Sáu thứ phải lưu ngay, không có ngoại lệ:
Quyết định và hợp đồng — giao đề tài, bổ nhiệm, phân công.
Thư mời và thư cảm ơn — phản biện cho tạp chí, thành viên hội đồng, báo cáo tại hội nghị. Các thư này là minh chứng duy nhất cho những việc không để lại dấu vết khác.
Thư chấp nhận đăng bài, cùng với bản cuối đã gửi.
Giấy chứng nhận — giải thưởng, khoá đào tạo, chứng chỉ.
Ảnh chụp màn hình các trang xác nhận — trang hội nghị có tên bạn trong chương trình, trang tạp chí ghi bạn trong ban biên tập. Các trang này biến mất theo thời gian.
Số liệu về giảng dạy — môn dạy, số sinh viên, kết quả đánh giá của người học từng kỳ.
Tổ chức: một cấu trúc dùng cả sự nghiệp
Đơn giản và bền hơn mọi hệ thống phức tạp: một thư mục gốc, bên trong chia theo nhóm nội dung, mỗi nhóm chia theo năm.
Các nhóm nên có: công bố; đề tài và kinh phí; giảng dạy; hướng dẫn người học; phục vụ cộng đồng chuyên môn; đào tạo và chứng chỉ; giải thưởng.
Đặt tên tệp theo khuôn thống nhất — năm, loại, mô tả ngắn. Khuôn nào cũng được, miễn là dùng nhất quán, vì thứ bạn cần là tìm ra được sau bốn năm.
Và sao lưu ở hai nơi, một trong hai không phải máy tính bạn đang dùng.
Một bảng duy nhất cho mọi biểu mẫu
Mỗi nơi đòi một mẫu khác nhau, nhưng thông tin nền thì giống. Giữ một tệp bảng tính gồm các bảng:
Công bố — đầy đủ tác giả theo đúng thứ tự, tên bài, tạp chí, năm, số, trang, định danh số của bài, và vai trò của bạn trong bài đó.
Đề tài — tên, mã số, cơ quan tài trợ, thời gian, kinh phí, vai trò của bạn.
Giảng dạy — kỳ, môn, số tín chỉ, số sinh viên.
Hướng dẫn — tên người học, bậc, năm bắt đầu, năm bảo vệ, đề tài.
Phục vụ chuyên môn — phản biện cho tạp chí nào, mấy bài mỗi năm; hội đồng nào; ban tổ chức hội nghị nào.
Bảng cuối hay bị bỏ nhất và lại là phần nhiều biểu mẫu đòi. Ghi ngay mỗi lần nhận lời phản biện là cách duy nhất có con số đúng.
Có bảng này thì việc điền một biểu mẫu mới là việc sắp xếp lại, không phải việc đi tìm.
Định danh nghiên cứu và trang cá nhân
Đăng ký một mã định danh nghiên cứu và gắn nó vào mọi bài — đây là cách chống nhầm lẫn giữa những người trùng tên, vốn rất phổ biến với tên Việt.
Và kiểm các hồ sơ tự động của mình mỗi vài tháng: các cơ sở dữ liệu thường gom nhầm bài của người khác vào hồ sơ bạn hoặc tách hồ sơ bạn làm hai. Sửa lúc phát hiện thì dễ; để lâu thì các con số dẫn ra từ đó đều sai.
Một trang cá nhân đơn giản, cập nhật mỗi năm một lần, cũng đủ để người tìm bạn thấy thông tin đúng thay vì thông tin cũ.
Bản tự đánh giá hằng năm
Một trang, viết mỗi cuối năm, gồm bốn mục: đã làm được gì trong năm; đang dở gì; mục tiêu năm tới; và những gì cần cho mốc xét tiếp theo mà hiện còn thiếu.
Mục cuối là mục có giá trị nhất. Nó buộc bạn đối chiếu hồ sơ của mình với tiêu chí của mốc sắp tới — trong khi còn vài năm để bổ sung, thay vì phát hiện thiếu vào lúc nộp.
Và bản này chính là nguyên liệu cho mọi báo cáo cuối năm, nên nó không phải việc làm thêm.
Việc nên làm ngay nếu chưa có gì
Không cần dựng lại toàn bộ quá khứ. Bắt đầu từ hiện tại: tạo cấu trúc thư mục, lập bảng, và từ hôm nay lưu mọi thứ mới.
Rồi bổ sung dần về trước khi có thời gian — bắt đầu từ ba năm gần nhất, vì đó là phần các biểu mẫu hay hỏi và cũng là phần còn tìm lại được.
Với phần xa hơn mà không tìm được, chấp nhận và ghi lại những gì nhớ chắc. Một hồ sơ đầy đủ từ hôm nay trở đi có giá trị hơn nhiều so với việc chờ tới khi dựng lại được toàn bộ.
Những gì phải lưu ngay khi xảy ra?
Quyết định và hợp đồng, thư mời và thư cảm ơn, thư chấp nhận đăng bài, giấy chứng nhận, ảnh chụp các trang xác nhận, và số liệu giảng dạy từng kỳ.
Tổ chức hồ sơ thế nào cho bền?
Một thư mục gốc chia theo nhóm nội dung rồi chia theo năm, đặt tên tệp nhất quán, và sao lưu ở hai nơi.
Phần nào hay bị bỏ sót nhất?
Phục vụ cộng đồng chuyên môn — phản biện cho tạp chí nào, mấy bài mỗi năm; phải ghi ngay mỗi lần nhận lời mới có con số đúng.
Bản tự đánh giá hằng năm nên có gì?
Đã làm được gì, đang dở gì, mục tiêu năm tới, và những gì còn thiếu so với mốc xét tiếp theo.
