Một giảng viên nhận hướng dẫn tám tới mười khoá luận mỗi năm, cộng vài luận văn thạc sĩ. Trong bảng phân công, việc này chiếm một số giờ nhỏ. Trong thực tế, nó chiếm phần lớn thời gian không lên lớp.
Và phần lớn thời gian đó bị tiêu vào những việc mà một quy trình đơn giản xử lý được.
Vì sao hướng dẫn tốn hơn dạy
Dạy một lớp năm mươi người là một lần chuẩn bị cho năm mươi người. Hướng dẫn mười người là mười đề tài khác nhau, mười nhịp khác nhau, và mười lần đọc bản thảo.
Ba nguồn tiêu thời gian lớn nhất, và cả ba đều giảm được:
Trả lời cùng một câu hỏi mười lần — định dạng, quy định trích dẫn, thời hạn, cấu trúc chương.
Đọc bản thảo chưa được tự sửa — bản gửi tới còn lỗi chính tả, thiếu nguồn, chưa đúng cấu trúc. Sửa những thứ này không phải việc hướng dẫn.
Xử lý người chậm tiến độ vào tháng cuối, khi không còn thời gian để làm gì khác ngoài việc cứu.
Xử lý ba nguồn đó
Một buổi chung cho tất cả người mình hướng dẫn, đầu kỳ, chín mươi phút. Đi qua: yêu cầu và tiêu chí đánh giá, cấu trúc, quy định trích dẫn, mốc thời gian, và cách làm việc với bạn. Một buổi này thay được hàng chục lần trả lời riêng.
Kèm một trang hướng dẫn viết sẵn để họ giữ — và khi ai hỏi lại điều đã có trong đó, chỉ vào trang đó.
Một điều kiện trước khi đọc bản thảo: bản gửi tới phải đã tự kiểm theo một danh sách ngắn — đủ mục, có nguồn cho mọi khẳng định, đã đọc lại lần cuối, đúng định dạng. Nói rõ bạn sẽ gửi lại mà không đọc nếu chưa đạt.
Điều này nghe khắt khe nhưng nó dạy sinh viên một việc cần thiết, và nó giữ được thời gian của bạn cho phần đáng giá: nội dung và lập luận.
Với tiến độ: xem phần mốc bên dưới.
Nhận ai và từ chối thế nào
Nhận quá nhiều là cách chắc chắn nhất để hướng dẫn ai cũng kém.
Đặt một số tối đa cho mình mỗi kỳ và giữ nó. Khi đã đủ, từ chối bằng một câu rõ ràng và một hướng đi: "Kỳ này tôi đã nhận đủ số hướng dẫn được, em thử liên hệ thầy X vì đề tài của em gần với hướng của thầy."
Trước khi nhận, một cuộc gặp mười lăm phút với ba câu hỏi: em muốn làm về gì; em đã đọc gì về nó; và em dự kiến dành bao nhiêu giờ mỗi tuần. Câu thứ hai phân loại rõ nhất, và câu thứ ba tránh được phần lớn vấn đề tiến độ sau này.
Mốc và nhịp gặp
Nhịp cố định hiệu quả hơn "khi nào cần thì gặp" — vì người cần gặp nhất thường là người không chủ động gặp.
Khuôn dùng được: gặp hai tuần một lần, ba mươi phút, có lịch cố định. Và bốn mốc sản phẩm trong kỳ, mỗi mốc là một thứ nộp được:
Đề cương một trang với câu hỏi nghiên cứu. Phần tổng quan. Dữ liệu hoặc phần thực hiện. Bản thảo đầy đủ, trước hạn nộp ít nhất ba tuần.
Mốc cuối quan trọng nhất: ba tuần đệm là khoảng còn sửa được. Bản thảo đầy đủ gửi trước hạn năm ngày thì bạn chỉ còn chữa lỗi, không còn góp được về nội dung.
Và yêu cầu sinh viên gửi trước mỗi buổi gặp một dòng: đã làm gì, đang mắc gì. Một dòng này làm buổi gặp ba mươi phút có ích hơn một buổi một tiếng không chuẩn bị.
Khi một người chậm tiến độ
Xử lý ở mốc thứ hai, không ở tháng cuối.
Bốn bước: nói rõ đang chậm ở đâu so với mốc; hỏi lý do thật, vì nhiều trường hợp là vấn đề ngoài học tập; cùng đặt một kế hoạch thu hẹp — giảm phạm vi đề tài là lựa chọn hợp lý và nên được đưa ra sớm; và nếu cần thì bàn về việc hoãn sang kỳ sau.
Điều nên làm sớm: ghi lại các mốc đã hẹn và tình trạng, bằng thư. Nếu sau này có tranh chấp về việc sinh viên có được hướng dẫn đầy đủ hay không, bản ghi này là cơ sở duy nhất.
Ranh giới giữa giúp và làm thay
Đây là ranh giới bị vượt nhiều nhất, thường vì áp lực thời gian và vì thiện chí.
Ba việc thuộc phần hướng dẫn: chỉ ra chỗ lập luận chưa chặt, gợi ý tài liệu nên đọc, và nói rõ phần nào chưa đạt yêu cầu.
Ba việc không thuộc: viết lại đoạn văn cho họ, chạy phân tích thay họ, và quyết định kết luận thay họ.
Cách giữ ranh giới mà vẫn giúp được: thay vì sửa câu, đánh dấu và nói vấn đề là gì — "đoạn này chưa nói rõ vì sao chọn cách này". Sinh viên tự sửa thì học được, và bản luận văn vẫn là của họ.
Một việc đáng làm cho chính mình
Giữ lại bộ tài liệu dùng cho mỗi kỳ: trang hướng dẫn, danh sách tự kiểm, các mốc, và các nhận xét mẫu cho các lỗi hay gặp.
Sau hai ba kỳ, bộ này làm khối lượng công việc giảm rõ rệt — và nó cũng là thứ bạn bàn giao được khi có đồng nghiệp mới bắt đầu hướng dẫn.
Vì sao hướng dẫn tốn thời gian hơn dạy?
Vì mười người là mười đề tài, mười nhịp và mười lần đọc bản thảo — trong khi một lớp năm mươi người là một lần chuẩn bị.
Cách giảm khối lượng hướng dẫn?
Một buổi chung đầu kỳ cho tất cả, một trang hướng dẫn viết sẵn, và điều kiện bản thảo phải tự kiểm theo danh sách trước khi được đọc.
Nhịp gặp nào dùng được?
Hai tuần một lần ba mươi phút theo lịch cố định, kèm bốn mốc sản phẩm, và bản thảo đầy đủ trước hạn nộp ít nhất ba tuần.
Ranh giới giữa giúp và làm thay ở đâu?
Chỉ ra chỗ lập luận chưa chặt và nói rõ phần chưa đạt là hướng dẫn; viết lại đoạn văn, chạy phân tích, hay quyết định kết luận thay thì không.
