Quy định về chi và thanh quyết toán khác nhau theo nhà tài trợ và theo cơ sở — luôn làm việc với bộ phận tài chính của đơn vị ngay từ đầu đề tài.
Người mới chủ trì đề tài thường chuẩn bị rất kỹ cho phần khoa học và không chuẩn bị gì cho phần quản lý kinh phí. Đó là phần chiếm nhiều thời gian hơn dự kiến và là nơi đề tài bị treo.
Việc phải làm trong tuần đầu
Gặp bộ phận tài chính của đơn vị và hỏi bốn câu, trước khi tiêu đồng nào:
Quy trình chi cho từng nhóm khoản là gì — ai duyệt, cần giấy tờ gì, mất bao lâu?
Khoản nào cần đấu thầu hoặc cần báo giá, và từ mức nào?
Chứng từ nào được chấp nhận cho từng loại chi?
Thời hạn thanh quyết toán trong năm là khi nào?
Một buổi này tiết kiệm nhiều tuần về sau. Và nó cho bạn biết ai là người bạn sẽ làm việc cùng suốt đề tài — quan hệ với người đó quan trọng hơn bạn nghĩ.
Các nhóm chi và ràng buộc riêng
Nhân công. Thường là khoản lớn nhất. Cần rõ: ai được trả, theo hình thức nào, và có ràng buộc gì về việc người đó đang nhận lương từ nguồn khác.
Thiết bị và vật tư. Ràng buộc nhiều nhất về thủ tục. Với thiết bị trên một mức giá, quy trình mua sắm có thể mất nhiều tháng — nên phải đặt hàng rất sớm, không đợi tới lúc cần dùng.
Đi lại và thực địa. Cần chứng từ chi tiết, và nhiều quy định có mức trần theo từng loại. Kiểm trần trước khi đặt vé và chỗ ở.
Hội nghị và công bố. Kiểm xem phí công bố có được chi không — một số nguồn cho, một số không, và đây là khoản không nhỏ.
Thuê ngoài. Phân tích mẫu, dịch, thu dữ liệu. Cần hợp đồng và cần rõ ai được ký.
Lập kế hoạch giải ngân theo thời gian
Đây là việc phân biệt đề tài chạy suôn với đề tài dồn chi vào cuối năm.
Chia dự toán theo quý, và với mỗi khoản lớn, ghi mốc phải bắt đầu thủ tục — không phải mốc cần dùng. Với thiết bị, hai mốc đó có thể cách nhau ba tháng.
Kiểm tiến độ giải ngân mỗi quý. Nếu đến giữa năm mới tiêu được một phần nhỏ, đó là dấu hiệu phải xử lý ngay — vì dồn chi vào tháng cuối thì hoặc không kịp thủ tục, hoặc phải chi vào những thứ không thật cần.
Việc chi cho đủ số ở cuối năm là điều nên tránh: nó tạo ra chứng từ khó giải thích và nó không phục vụ nghiên cứu.
Chứng từ: nguyên tắc thực tế
Thu chứng từ ngay tại thời điểm chi, không gom về sau. Chứng từ thực địa đặc biệt dễ mất.
Với chi ở địa bàn không có hoá đơn — trả cho người tham gia nghiên cứu, thuê phương tiện địa phương — cần biết trước hình thức chứng từ nào được chấp nhận. Đây là vướng mắc phổ biến nhất của các đề tài có thực địa, và nó giải được nếu hỏi trước.
Giữ một bản chụp toàn bộ chứng từ, riêng khỏi bản gốc đã nộp.
Khi cần điều chỉnh dự toán
Kế hoạch ban đầu hầu như luôn cần điều chỉnh. Điều quan trọng là biết ranh giới:
Khoản nào được chuyển giữa các mục mà không cần xin phép, và ở mức nào?
Việc gì cần văn bản chấp thuận của nhà tài trợ, và mất bao lâu?
Có được kéo dài thời gian thực hiện không, và thủ tục thế nào?
Hỏi ba câu này ở đầu đề tài, không khi cần. Và khi cần điều chỉnh, làm thủ tục trước khi chi — chi trước rồi xin sau là tình huống khó xử lý nhất.
Bốn lỗi làm đề tài bị treo
Đặt thiết bị quá muộn. Thủ tục không kịp, tiền không tiêu được, và công việc phụ thuộc thiết bị đó không làm được.
Chi trước khi có phê duyệt cho các khoản cần phê duyệt. Khoản đó có thể không được thanh toán, và người chi phải tự chịu.
Không có chứng từ hợp lệ cho chi thực địa. Phát hiện khi quyết toán thì đã muộn.
Để việc báo cáo tới cuối. Báo cáo giữa kỳ thường là điều kiện để nhận đợt kinh phí tiếp — trễ thì cả đề tài dừng.
Với nhóm và với đối tác
Nếu đề tài có nhiều bên, cần rõ bên nào chi khoản nào và chuyển tiền theo tiến độ hay hoàn sau. Với đối tác nước ngoài, thêm câu hỏi về phí chuyển tiền và về chuẩn báo cáo tài chính mà mỗi bên phải đáp ứng.
Và nếu bạn giao một phần cho thành viên trong nhóm quản lý, hãy giao cả thông tin về quy trình — không chỉ giao việc. Người không biết quy trình sẽ làm sai, và trách nhiệm cuối vẫn thuộc về người chủ trì.
Việc đáng làm mà ít ai làm
Sau khi đề tài kết thúc, ghi lại một trang: các thủ tục mất bao lâu thật, khoản nào vướng và vì sao, và điều gì lần sau nên làm khác.
Trang này làm đề tài sau của bạn nhẹ hơn rõ rệt, và nó là thứ đáng đưa cho người trong nhóm lần đầu chủ trì.
Việc gì nên làm trước khi tiêu đồng nào?
Gặp bộ phận tài chính và hỏi quy trình chi từng nhóm khoản, ngưỡng cần báo giá hoặc đấu thầu, chứng từ được chấp nhận, và thời hạn thanh quyết toán.
Vì sao phải đặt thiết bị rất sớm?
Vì quy trình mua sắm cho thiết bị trên một mức giá có thể mất nhiều tháng — mốc bắt đầu thủ tục khác mốc cần dùng, đôi khi cách nhau cả quý.
Chi thực địa không có hoá đơn thì làm sao?
Hỏi trước hình thức chứng từ nào được chấp nhận cho loại chi đó. Đây là vướng mắc phổ biến nhất của đề tài có thực địa và giải được nếu hỏi từ đầu.
Cần điều chỉnh dự toán thì làm gì?
Làm thủ tục trước khi chi. Chi trước rồi xin sau là tình huống khó xử lý nhất, và khoản đó có thể không được thanh toán.
