Trong một hồ sơ đề xuất, phần nội dung khoa học được viết đi viết lại nhiều lần. Dự toán thường được làm trong buổi cuối, bằng cách ước chừng.
Nhưng dự toán là thứ ràng buộc bạn trong suốt thời gian thực hiện, và nó cũng là một phần được người xét đọc kỹ hơn nhiều người nghĩ.
Dự toán nói gì với người xét
Ba điều, ngoài các con số:
Bạn có thật sự hiểu công việc mình định làm không. Một dự toán không khớp với phương pháp đã mô tả cho thấy hai phần được viết tách rời nhau.
Bạn có kinh nghiệm thực hiện không. Người đã chạy đề tài biết những khoản mà người chưa làm không nghĩ tới.
Tiền có tương xứng với kết quả không. Đây là câu hỏi người xét phải trả lời, và một dự toán rõ ràng giúp họ trả lời được.
Các khoản hay bị thiếu
Sáu khoản, và bốn khoản đầu là nguyên nhân phổ biến nhất của việc thiếu tiền giữa chừng:
Phí công bố. Nhiều tạp chí thu phí xử lý bài, và với tạp chí truy cập mở thì khoản này không nhỏ. Đề tài nào cũng cần công bố mà nhiều dự toán không có dòng nào cho nó.
Chi phí lặp lại thí nghiệm. Không có thí nghiệm nào chạy đúng ngay lần đầu. Dự toán tính đúng một lần cho mỗi phép đo là dự toán của một kế hoạch không có thật.
Chi phí xử lý và lưu trữ dữ liệu — thuê máy tính, dung lượng lưu trữ, phần mềm có bản quyền.
Chi phí nhân lực phổ thông — nhập liệu, phiên dịch, gỡ băng phỏng vấn, hỗ trợ hiện trường. Các việc này tốn nhiều thời gian và thường được mặc định là ai đó trong nhóm sẽ làm miễn phí.
Trượt giá với đề tài nhiều năm.
Chi phí hoàn thành — viết báo cáo, nghiệm thu, đi trình bày kết quả.
Cách ước lượng
Bốn nguyên tắc:
Lấy báo giá thật cho các khoản lớn. Thiết bị, dịch vụ phân tích, thuê ngoài — một thư hỏi giá tốn mười phút và cho con số dùng được.
Hỏi người đã làm đề tài tương tự. Đây là nguồn thông tin tốt nhất và ít ai dùng. Họ biết khoản nào thực tế đắt hơn dự tính.
Tính theo đơn vị công việc. Bao nhiêu mẫu, mỗi mẫu bao nhiêu — thay vì ước một con số tổng. Cách này cho dự toán thuyết minh được và cũng cho chính bạn thấy quy mô công việc thật.
Cộng thêm dự phòng nếu quy định cho phép. Nếu không, thì tính hơi rộng ở các khoản có biên độ, đừng tính sát.
Thuyết minh từng khoản
Đây là phần làm dự toán thuyết phục, và nó nên viết như một lập luận chứ không như một bảng kê.
Mỗi khoản lớn cần trả lời: vì sao cần, vì sao chừng này, và con số này ở đâu ra.
Ví dụ hai cách viết cùng một khoản:
Cách yếu: "Chi phí phân tích mẫu: một trăm triệu."
Cách mạnh: "Phân tích 200 mẫu theo phương pháp đã nêu ở mục 3, đơn giá theo báo giá của đơn vị dịch vụ là 500 nghìn mỗi mẫu. Số mẫu tính theo thiết kế ở mục 2, gồm 150 mẫu chính và 50 mẫu lặp lại để kiểm chứng."
Cách thứ hai dài hơn ba dòng và nó làm hai việc: chứng minh con số, và cho thấy dự toán khớp với phương pháp.
Khi bị cắt kinh phí
Tình huống thường gặp: đề tài được duyệt nhưng ở mức thấp hơn đề xuất.
Ba cách xử lý, theo thứ tự nên cân nhắc:
Giảm quy mô, giữ nguyên thiết kế. Ít mẫu hơn, ít địa bàn hơn — miễn là vẫn đủ để trả lời câu hỏi. Đây là cách tốt nhất nếu làm được.
Bỏ một mục tiêu phụ. Tốt hơn là làm tất cả các mục tiêu ở mức không đủ.
Tìm nguồn bổ sung — kinh phí đối ứng của cơ sở, hợp tác với nhóm có thiết bị.
Điều cần tránh: giữ nguyên kế hoạch và hy vọng xoay được. Cách này dẫn tới đề tài không hoàn thành được các mục tiêu đã cam kết, và hậu quả của việc đó lớn hơn nhiều so với việc điều chỉnh phạm vi từ đầu.
Khi giảm quy mô, báo lại với cơ quan quản lý đề tài và thống nhất bằng văn bản — tự điều chỉnh mà không báo là chỗ gây vướng ở khâu nghiệm thu.
Dự toán và thực tế
Ba việc trong quá trình thực hiện:
Theo dõi chi so với dự toán theo quý, không đợi tới cuối năm. Phát hiện sớm thì còn điều chỉnh được.
Biết trước quy định về điều chỉnh giữa các khoản — mức nào được tự điều chỉnh, mức nào phải xin. Đây là thông tin nên hỏi ngay khi bắt đầu, không phải khi cần.
Đừng để dồn chi vào cuối kỳ. Tiêu vội ở tháng cuối vừa khó giải trình vừa thường tạo ra các khoản chi không thật sự phục vụ nghiên cứu — và đây là điều người quản lý kinh phí nhìn ra ngay.
Một phép kiểm trước khi nộp
Đọc phần phương pháp và phần dự toán cạnh nhau. Mỗi hoạt động trong phương pháp có khoản tương ứng trong dự toán không, và mỗi khoản trong dự toán có hoạt động tương ứng không?
Chỗ lệch ở một trong hai chiều là chỗ người xét sẽ hỏi — và tự tìm ra trước thì sửa được, để họ tìm ra thì đó là một điểm trừ.
Dự toán nói gì với người xét ngoài các con số?
Bạn có thật sự hiểu công việc định làm không, có kinh nghiệm thực hiện không, và tiền có tương xứng với kết quả không.
Những khoản nào hay bị thiếu nhất?
Phí công bố, chi phí lặp lại thí nghiệm, chi phí xử lý và lưu trữ dữ liệu, và nhân lực phổ thông như nhập liệu hay gỡ băng phỏng vấn.
Nên thuyết minh một khoản chi thế nào?
Trả lời ba câu: vì sao cần, vì sao chừng này, và con số này ở đâu ra — kèm đơn giá và số đơn vị khớp với phương pháp đã mô tả.
Bị cắt kinh phí thì xử lý ra sao?
Giảm quy mô nhưng giữ thiết kế, hoặc bỏ một mục tiêu phụ — và báo lại bằng văn bản, đừng giữ nguyên kế hoạch rồi hy vọng xoay được.
